Se você está considerando o outsourcing de impressão para sua empresa ou já está aproveitando esses serviços, há várias dicas que podem ajudar a maximizar os benefícios dessa estratégia. O outsourcing de impressão é o processo de contratar uma empresa externa para gerenciar todas as necessidades de impressão do seu negócio, permitindo que você se concentre em outras áreas críticas da sua empresa. Aqui estão algumas dicas para fazer o melhor uso do outsourcing de impressão:
1. Avalie as suas necessidades: Antes de escolher um provedor de serviços de outsourcing de impressão, tenha uma ideia clara do volume de impressão da sua empresa e quais tipos de documentos são impressos com frequência. Isso ajudará a encontrar um serviço que se adeque perfeitamente às suas necessidades e não pagar por recursos desnecessários.
2. Escolha o provedor certo: Pesquise para encontrar um provedor confiável que tenha um histórico comprovado de fornecer um serviço de qualidade. Considere sua reputação, capacidade de atender a demandas específicas e feedback de outros clientes.
3. Entenda o contrato: Leia atentamente o contrato de serviço antes de se comprometer. Preste atenção especial ao nível de serviço acordado, custos adicionais e como o serviço será adaptado conforme suas necessidades mudam com o tempo.
4. Segurança é crucial: Com a segurança da informação se tornando cada vez mais importante, certifique-se de que o provedor de serviços segue protocolos de segurança rígidos para proteger os dados da sua empresa.
5. Aproveite a gestão de documentos: Muitos prestadores de serviços de impressão também oferecem serviços de gerenciamento de documentos. Isso pode incluir o armazenamento seguro de documentos impressos, digitalização e serviços de recuperação de documentos. Aproveitar esses recursos adicionais pode melhorar a eficiência na sua empresa.
6. Treinamento e suporte: Certifique-se de que sua equipe recebe treinamento adequado sobre como usar efetivamente o novo serviço e equipamentos de impressão. Além disso, o provedor de serviços deve oferecer suporte técnico confiável para resolver rapidamente quaisquer problemas que possam surgir.
7. Analise os relatórios: Prestadores de serviços de impressão geralmente fornecem relatórios detalhados que mostram o uso de impressão. Use esses relatórios para entender seu padrão de uso e identificar áreas onde você pode economizar mais, ajustando seu contrato ou práticas de impressão.
8. Sustentabilidade: Se a sua empresa está empenhada em ser “verde”, procure um provedor de serviços que ofereça opções de impressão sustentáveis, como reciclagem de cartuchos e uso de papéis com certificação ambiental.
9. Implemente políticas de impressão: Estabeleça políticas de impressão em sua empresa para minimizar o desperdício e incentivar a responsabilidade. Isto pode incluir impressão frente e verso, restrição de cores para documentos internos e implementação de quotas de impressão por departamento ou funcionário.
10. Avaliação contínua: Mesmo após a implementação do outsourcing de impressão, mantenha um processo de avaliação regular para garantir que os serviços ainda atendam às suas necessidades e para identificar oportunidades de melhorias.
Seguindo essas dicas, você poderá utilizar o outsourcing de impressão de forma mais eficiente e benéfica para sua empresa, tanto em termos de custos quanto na produtividade geral.
